傳統(tǒng)的檔案文件，大多以紙質(zhì)存在。紙質(zhì)檔案存在諸多弊端和不足，如對空間的占用較大、傳送和使用過程中極易破損、進行查找檢索時費時費力、一旦丟失遺漏將很難補尋等等，既不利于管理、又不便于使用。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，社會信息化進程的逐步加快，給檔案工作帶來了全新的機遇和挑戰(zhàn)。如何更好地順應(yīng)時代需求，不斷完善和提高檔案信息化管理水平，加大檔案電子化建設(shè)推進力度，滿足人民群眾日益增長的應(yīng)用需求，成為檔案管理工作正臨的問題。下面，筆者就檔案電子化建設(shè)提幾點粗線認(rèn)識。

一、檔案電子化建設(shè)意義重大

所謂檔案電子化，就是將傳統(tǒng)檔案利用計算機掃描技術(shù)進行電子化處理，生成電子影像文件進行存儲，并通過采用計算機檔案管理軟件進行管理和開發(fā)利用，對實現(xiàn)檔案管理、使用和傳播的現(xiàn)代化將發(fā)揮非常重要、積極的作用。

（一）檔案電子化可以對原始檔案形成有效保護。首先，電子化檔案可以代替原件使用，使得原始檔案能受到妥善保管，有利于其保存期限的有效延長。在實際使用過程中，對傳統(tǒng)檔案的提調(diào)和查閱，都是接觸式使用，這樣既不利于原件資源的廣泛利用，又影響其保存壽命。而通過電子化處理后，我們可以通過制作它們的電子副本，提供利用和交流，從而可以把原件妥善地保存起來，有效延長原件的保存時間。其次，檔案電子化可以實現(xiàn)分地保存。對那些需要長期或永久保存的重要檔案，可以用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份電子化副本的備份分地保存，這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不至遭到毀滅性的破壞。再次，檔案電子化可以對原始檔案進行復(fù)原處理。實際使用過程中，有些檔案材料由于紙張、字跡和保管條件等因素，文字出現(xiàn)了模糊褪變，在檔案電子化處理的過程中，可以利用計算機圖像處理技術(shù)實現(xiàn)復(fù)原。

（二）檔案電子化能有效提高和改善檔案的利用方式。紙質(zhì)檔案原件的電子化副本以其積極的、動態(tài)的特性改變了長久以來對檔案的利用方式。首先，電子化檔案不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。其次、電子化檔案可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案、利用檔案。再次，電子化檔案的使用不再受“時間”限制，將電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，這樣所有利用者就可以上網(wǎng)查閱檔案信息資源，利用者可以隨時使用自己需要的文件。

（三）檔案電子化管理是加強檔案工作的必然選擇。檔案信息的電子化管理是順應(yīng)時代成長的新動向、滿足社會需求的新舉措。首先，通過檔案電子化，能打破檔案操作的各種局限，使檔案管理部門從檔案的保管和操作本能機能向信息采集、處事本能機能改變，實現(xiàn)檔案信息資本的合理設(shè)置、科學(xué)管理。其次，檔案電子化是順應(yīng)形勢的需求。數(shù)以百萬計的檔案文件形成了海量的原始數(shù)據(jù)資源，如果不能有效共享利用，就失去了留存的意義。再次，社會公眾對電子化檔案需求強烈。當(dāng)今，人們的知識結(jié)構(gòu)越來越豐富，對基礎(chǔ)信息的需求越來越大，對檔案工作的要求也越來越高，這就迫使檔案信息管理部門必須盡快改變傳統(tǒng)工作方式，盡可能地將檔案信息實時、便利地供給各方面的需求者。

二、實現(xiàn)檔案電子化要堅持的原則

（一）要統(tǒng)一思想認(rèn)識。首先必須在思想上充分認(rèn)識檔案電子化的重要意義。檔案信息是全球、國家、區(qū)域信息的一個重要組成部分，盡管它同普通的信息有所區(qū)別，一部分具有保密性,在一定的時間期限內(nèi),開放范圍、利用對象都會有所不同，但隨著時間的流逝和社會的變革，機密檔案將逐步解密，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。只有當(dāng)檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能得到充分體現(xiàn)。因此，在這個信息時代，我們要按照有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一認(rèn)識，加大力度，加快實施，千方百計將呆滯在庫房中的檔案信息變成現(xiàn)實有用的信息資源。

（二）要注重統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案信息電子化處理，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制定檔案電子化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計劃和電子化影像處理規(guī)劃。檔案電子化要經(jīng)過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應(yīng)從實際和長遠(yuǎn)打算，保證掃描儀等硬件設(shè)施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案電子化實施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對重點和利用率高的檔案先行電子化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

（三）要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)制定。檔案電子化涉及一系列標(biāo)準(zhǔn)，包括計算機處理、技術(shù)參數(shù)設(shè)置、存儲格式、利用模式等。因此，在開展檔案電子化工作時，必須根據(jù)國家已有的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合設(shè)備的實際情況制定具體的操作規(guī)程。首先，要做好電子化掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)的參數(shù)選擇和確定，對掃描電子影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高，得到的掃描文件就越清晰，但相應(yīng)的掃描時間和存儲空間就要增加，甚至不可打??；掃描分辨率過低，則可能會導(dǎo)致掃描文件的質(zhì)量降低，甚至不可用。所以，在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。其次，要做好掃描質(zhì)量的全程控制。進行紙質(zhì)檔案原件掃描時，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：1、掃描前的檔案整理檢查。要掃描的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。2、掃描后的圖像質(zhì)量檢查。掃描后的圖像文件應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既無丟失信息、又無增加信息，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。3、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查。通過對檔案的著錄，形成數(shù)據(jù)庫文件，與已掃描的檔案圖像文件進行關(guān)聯(lián)，形成一一對應(yīng)。再次，要確定合適的掃描方式和文件存儲格式。針對不同類型的檔案，我們在選取掃描方式時，要綜合考慮圖像質(zhì)量、存儲空間、掃描時間、還原輸出及兼容性等，要確保電子化檔案便于管理、利于使用。

（四）要堅持利用優(yōu)先。針對“浩瀚”的檔案資源，不加選擇的全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的“原則”確定哪些檔案需要電子化、哪些不需要電子化，哪些需要優(yōu)先電子化。在實際工作中，我們應(yīng)該采取“利用優(yōu)先”原則，力爭使電子化檔案是高價值、高效率、有序標(biāo)準(zhǔn)的信息資源。

三、加強檔案電子化建設(shè)的對策

（一）慎重選擇技術(shù)路線。信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)的實現(xiàn)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作應(yīng)緊密結(jié)合，同時利用軟件技術(shù)實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動轉(zhuǎn)化到國際、國內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

（二）加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案電子化運用體現(xiàn)在檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和有效實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學(xué)、合理、長遠(yuǎn)的規(guī)劃，避免人力、物力、財力的浪費。檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，以保證電子文件向檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的平滑移交，實現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)在一定的范圍內(nèi)進行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動，防止日后數(shù)據(jù)匯集過程中出現(xiàn)的冗余、重復(fù)現(xiàn)象。

（三）注重檔案信息安全管理。檔案信息資源管理中有很多安全問題需要注意。首先是檔案內(nèi)容安全。涉及到國家、商業(yè)秘密，個人隱私等內(nèi)容的檔案，有的屬于整卷保密，有的屬于部分內(nèi)容保密。對于這些內(nèi)容，在電子化過程中以及對外開放使用時均需要特別注意，須采取必要措施。其次是檔案應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)選擇安全級別高的應(yīng)用系統(tǒng)，并對數(shù)據(jù)庫進行定期備份和異地備份，維護系統(tǒng)事務(wù)日志，實行嚴(yán)格的用戶身份鑒別和安全訪問控制，避免因人為破壞或系統(tǒng)故障導(dǎo)致信息丟失。

（四）高度重視人才管理。推進檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。檔案電子化及電子化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲技術(shù)和檔案管理等基礎(chǔ)知識，絕不是只懂得計算機技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應(yīng)加強多元化、復(fù)合型人才的培養(yǎng)，著力培育符合行業(yè)特點的專業(yè)技術(shù)人才，逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)技術(shù)隊伍。

（五）開展檔案電子化問題研究。要加強檔案電子化問題研究，及時解決電子化進程中的疑難問題。隨著檔案電子化工作的不斷推進，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，電子化檔案信息的壓縮存儲關(guān)鍵技術(shù)問題，訪問形式與安全控制問題，真?zhèn)未_認(rèn)和法律效果問題等。針對這些新情況、新問題，在抓檔案電子化工作的同時，需要及時研究解決，確保檔案電子化工作的順利開展。