人民法院的檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，真實(shí)地記錄了人民法院的審判工作和其他各項(xiàng)活動(dòng)，是維護(hù)法院審判歷史面貌的重要憑證，也是做好法院各項(xiàng)工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，突出規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，不斷提高法院檔案質(zhì)量和檔案的有效開(kāi)發(fā)和利用，更好地服務(wù)審判服務(wù)社會(huì)。

 

一、目前基層法院檔案管理存在的問(wèn)題

 

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出專款建立了400多平方米的檔案中心，做到辦公、庫(kù)房、閱卷三分開(kāi)，購(gòu)置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，實(shí)施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問(wèn)題。

 

1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會(huì)主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運(yùn)用法律武器保護(hù)自己合法權(quán)益的意識(shí)不斷增強(qiáng)，訴至法院的各類糾紛也不斷增長(zhǎng)。同時(shí)由于2007年4月1日實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》從多個(gè)方面降低訴訟費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長(zhǎng)。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫(kù)存檔案數(shù)量為465卷732冊(cè)，1991年至2000年的庫(kù)存檔案數(shù)量為27407卷48351冊(cè)，2001年至2010年的庫(kù)存檔案數(shù)量為460247卷843160冊(cè)，2011年至2012年的庫(kù)存檔案數(shù)量為176263卷314513冊(cè)，增長(zhǎng)速度可見(jiàn)一斑。

 

2、人員配備不足且流動(dòng)性大。根據(jù)《人民法院檔案工作規(guī)定》中的組織管理的第十一條規(guī)定，各基層法院相繼都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存檔案一萬(wàn)卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名為基數(shù)，超過(guò)部分每超過(guò)二萬(wàn)卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名，檔案工作人員的相對(duì)不足。此外，檔案管理人員變動(dòng)頻繁，這與檔案工作的專業(yè)性和連續(xù)性嚴(yán)重不符，給檔案管理帶來(lái)不小的影響。

 

3、檢察機(jī)關(guān)移送的刑事案件卷宗數(shù)量巨大。根據(jù)《最高人民法院 最高人民檢察院關(guān)于刑事案件卷宗歸檔的問(wèn)題的批復(fù)》中規(guī)定，檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件以及公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件，判決后該案卷宗由人民法院存檔保管。然而，隨著刑事案件的增長(zhǎng)，此類卷宗數(shù)量日益龐大。以常州市天寧區(qū)人民法院為例，檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件以及公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件卷宗占該院庫(kù)存檔案總量的18%以上，占全部刑事案件卷宗總量的60%以上。這不僅占用了基層法院檔案管理的大量資源，也給公安、檢察機(jī)關(guān)卷宗查詢帶來(lái)不便。

 

二、解決問(wèn)題的相關(guān)對(duì)策建議

 

時(shí)代在前進(jìn)，社會(huì)在發(fā)展，檔案工作作為黨和國(guó)家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求不斷創(chuàng)新，如何變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),如何做到檔案信息在訴前、訴中、訴后的有效服務(wù)，是提高辦案效率、體現(xiàn)司法公正的內(nèi)在要求。筆者試就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點(diǎn)意見(jiàn)。

 

1、增強(qiáng)管理意識(shí)

 

組織廣大干警深入學(xué)習(xí)《檔案法》、《人民法院檔案工作規(guī)定》、《人民法院檔案管理辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)檔案管理方面的法律、法規(guī)，提高檔案管理意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作的自覺(jué)性與積極性。同時(shí)確立院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)、各部門協(xié)同配合的檔案工作體系，注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。在每年度的工作意見(jiàn)、目標(biāo)管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與審判工作同部署、同檢查、同考核。

 

2、重視人員培養(yǎng)

 

注重加強(qiáng)專職檔案人員培訓(xùn)，參加上級(jí)法院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)上級(jí)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)員的培訓(xùn)，重視加強(qiáng)對(duì)各部門書記員、內(nèi)勤、特別是檔案管理網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計(jì)劃地開(kāi)展培訓(xùn)。對(duì)新到工作崗位的書記員，應(yīng)進(jìn)行手把手地業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂要求，確保歸檔質(zhì)量。及時(shí)訂閱有關(guān)檔案管理書刊，督促其自覺(jué)學(xué)習(xí)，促使其掌握必要的檔案知識(shí)，具備條件的檔案工作人員可以參加評(píng)定專業(yè)技術(shù)職稱。對(duì)接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員配備相應(yīng)的防護(hù)用品，并給予一定的健康補(bǔ)貼。

 

3、完善管理模式

 

為確保以高質(zhì)量的檔案管理工作促進(jìn)司法公正，一要把好質(zhì)量評(píng)查關(guān)，把"訴訟檔案是否規(guī)范"作為一項(xiàng)重要的指標(biāo)認(rèn)真評(píng)查；二要把好歸檔關(guān)，應(yīng)對(duì)各部門上交的各類檔案堅(jiān)持原則，嚴(yán)格把關(guān)，不符合歸檔要求的，提出意見(jiàn)，退回歸檔部門重新整理并限期歸檔；三要把好保管關(guān)，在日常歸檔管理工作中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定控制檔案庫(kù)房的溫濕度，采取防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火等措施，確保檔案的安全。

 

4、提高開(kāi)發(fā)利用

 

進(jìn)一步開(kāi)發(fā)與利用檔案價(jià)值，充分發(fā)揮法院檔案服務(wù)審判、服務(wù)社會(huì)的作用。一要積極開(kāi)展檔案編研工作，擴(kuò)大檔案資源的應(yīng)用范圍，為立法、司法監(jiān)督等工作提供第一手資料。二要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，編制科學(xué)實(shí)用的檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢功能，逐步實(shí)現(xiàn)以電子檔案代替紙張檔案提供利用。三要嚴(yán)格限制檔案利用范圍，嚴(yán)守保密原則，制定借閱規(guī)范，對(duì)向人民法院檔案機(jī)構(gòu)借閱特定檔案的行為，可以收取有關(guān)費(fèi)用。

 

5、加強(qiáng)部門合作

 

檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件以及公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件卷宗，可逐頁(yè)掃描進(jìn)行微機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)該類檔案數(shù)字化、信息化，判決后將原卷宗退還原機(jī)關(guān)保管，法院只保留該類卷宗的電子檔案即可。法院也可邀請(qǐng)人民檢察院、公安機(jī)關(guān)共同建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，強(qiáng)化檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)資源共享，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)、利用、調(diào)取檔案。